振り返りの質を高めて変化に強いチームをつくる - 在宅勤務でも高いパフォーマンスを-

こんにちは！サービスプランナーのaiです。
緊急事態宣言が発令されクイックも基本在宅勤務になりました。在宅勤務というこれまでとは違う環境下でチームで仕事を進める中で、改めて振り返りの重要性を実感しましたので、本記事では私たちのチームで実施している振り返りと、実施する中で見えてきた振り返りのコツをご紹介させていただきます。

KPT
KPTのやり方
振り返りの重要性
問題点を継続して挙げ続けるためのコツ
まとめ

KPT

私たちのチームではここ1年以内にメンバーが急激に増えたこともあり、それぞれのメンバーが思っていることを自由にアウトプットしてチームの改善に繋げるため、 KPTを使用したチームの振り返りを始めました。
KPTは「Keep（よかったこと、このまま継続すること）」「Problem（困ったこと、問題点）」「Try（解決策）」の3つの項目について意見を出す、振り返りの手法のひとつです。
Keep、Problem、Tryの3項目を全員が付箋に書き出し、ホワイトボードに張り出してトークという一般的なスタイルではじめましたが、現在は以下のやり方で実施しています。

KPTのやり方

・週に1回、60分
・在宅勤務中はオンラインで実施
・ファシリテーターは持ち回り制
・以下の5項目について、事前にメンバーがスプレッドシートを埋めておく
　①誰かに相談したい・聞いてほしいこと（Problem）
　②チームで変えたいこと・困っている問題/理由（Problem）
　③チームで続けたいこと（Keep）
　④自分が続けたい・ドヤりたいこと（Keep）
　⑤誰かに感謝したいこと（Keep）
・会の最初に前週の振り返りを行う（①②のみ）
・前週の振り返りが終わったら①と②についてTryを出す
・残りの時間で③④⑤を読み上げてみんなで見ていく

やり方を変更する前は、前回の振り返りの後に、Keep→Problem→Tryの順で話をしていましたが、以下のような問題がありました。

Problemに個人的に困っていることとチームの問題点が混在している
Tryを議論する時間が少なくなってしまうことが多い

やり方を変更してからはProblemについては議論が必要なものとそうでないものが明確になり、Tryについても十分に時間を割いて議論することが可能になりました。主語と対象がわかりやすくなり挙げやすくなったというメンバーからの声もありました。
また、最初は一人のメンバーが担当していたファシリテーターを持ち回り制にしたことにより、良い緊張感を保った状態でKPTを継続できています。

振り返りの重要性

日常的に振り返りを実施していることで、チームが置かれている状況や環境が大きく変化した場合（今回の在宅勤務がまさにそれ）に、早い段階で問題点を検知し、解決に向けて動くことができます。

例えば、在宅勤務が始まってからのKPTでは

文字だけだとメンバーの反応がわかりづらい
コミュニケーション不足を感じる

といったようなコミュニケーションに関する問題点が多くあがってきました。
私たちが実施したTryとしては

毎日のオンライン朝会の中で、メンバーのことを知れるようなコンテンツ（質問コーナー等）を追加する
ちょっとした相談や雑談用のビデオチャット部屋を作る
ビデオをONにして話す
意識的にチャットでのコミュニケーションを多くする

等がありますが、早い段階で効果として現れたのが、ビデオチャットの活用頻度が増えたことです。
最初は相手の状況が見えないことによる遠慮が少なからずあったようでしたが、
「在宅勤務中のチームのパフォーマンスの維持・向上のためには、遠慮は捨ててビデオチャットを活用し、案件をどんどん進めていくことが必要！」という共通認識をKPTの場でみんなで持てたこともビデオチャットへの心理的ハードルを下げることにつながりました。

問題点の可視化や改善以外にも、メンバーの状況把握や、チーム全員で共通認識をもつためにも振り返りを行うことはとても有用です。