こんにちは。サービスプランナーのZAWAです。
業務においてはサービスに関する企画と設計、そしてプロダクト開発工程の上流と言われる箇所（要件定義や設計の一部）を主に担当しています。
突然ですが「仕事」というものは時に、「誰も答えがわからなくても突き進まなければいけないもの」ですよね。
年に数回、異なる方々から言われることがあります。
『打ち合わせをもっと効果的に、無駄なくやるにはどうしたら良いか？』
今回はその課題意識が生まれやすい理由について、
数値で表しやすい部分にフォーカスし、『文字数と消化時間』の観点から考えてみようと思います。
先の方々に『なぜ打ち合わせを改善したいのか』尋ねたところ、以下の答えが返ってきました。
・議事録読んだ方が効率的だから
・進行のテンポが悪いから
・単純に時間が長かったから など
これらの意見を参考に、1時間の『打ち合わせ』で話した文字数から、
その文字数を話すとしたら何分かかるか、また読むなら何分かかるかを割り出してみたいと思います。
なお、本記事は『打ち合わせ』の全体について論じたものではありません。
あくまで文字数と消化時間という一面を切り口としたもので、以下の要素については別の機会で熱く語らせてください。
・『打ち合わせ』に適した内容、適さない内容
・『打ち合わせ』の種類に応じた最適人数
・種類に応じた適切なやり方
・よくある失敗例と対策成功例
・対面コミュニケーションの重要性
・参加者側に必要なこと
目次
1. 前提の確認
1分間で無理なく話せる文字数
今回は300文字を採用します。本題ではないためこの妥当性はここでは検証しません。
1分間で無理なく読める文字数
個人差がありますが、日本人の可読可能文字数と言われている400～600文字を参考にしました。
今回は【1分間で無理なく話せる文字数】と比較しやすい600文字を採用します。
2. 検証
a．1時間の打ち合わせを文字にしてみた
とある打ち合わせにて、全力で皆の発言を書き取ったところ、4,340文字でした。
繰り返し説明している箇所もあるため、実質的な情報密度はもっと薄いです。
b．4,340文字を話すのに必要な時間
4,340÷300＝約14分
c．4,340文字を黙読するのに必要な時間
4,340÷600＝約7分
3. 仮説
得られた情報から「打ち合わせを改善したい」と思い至る背景として、3つの仮説を立てました。
ⅰ．議事録を読む方が効率的だと感じたから
打ち合わせによっては、議事録を読めば十分なこともあるかと思います。
その場合1時間と【2. 検証c：約7分】を脳内で比較し、改善へと進むことが推測できます。
ⅱ．進行のテンポが悪いと感じたから
【2. 検証a】事例の打ち合わせでは、1分以上沈黙が続くことはありませんでした。
それでも4,340文字です。
『テンポが良い』の最上級を、『どもらず、黙らず、重複せず誰かが話し続けた』と仮定すると、300文字×60分＝18,000文字程度の価値となります。
比較して非効率と感じ、改善へと進むこともあるでしょう。
ⅲ．スケジュールがパツパツ（時間が取られすぎ）たから
『打ち合わせに適している議題』、また『議題によって適している人数や時間』はあると思います。
4,340文字使って共有するべき内容でなかったなど、それぞれで適切な選択がされていない場合、改善へと思い至ることが推測できます。
4. 最後に
少し検証してみた結果、『打ち合わせ』とは『非常に難しいモノ』と再認識しました。
最終的にその打ち合わせで何を得たいのか、「仕事」は「段取り」とはよく言ったものだなぁとつくづく感じております。
また本記事は『打ち合わせ』が無意味だと主張するものではなく、気持ちとしてはむしろその逆です。
もちろん改善すべきポイントは常にあると思いますので、具体化して検討する一例になればと思っています。
気持ちとしては、本記事を読まれたことをきっかけに、『打ち合わせ』のあるべき姿や考慮すべき点など周囲の方と議論に発展されたりしたら……嬉しいことこの上ないです。
株式会社クイックは様々な観点から「仕事とは何か」を突き詰められる職場です。
＼\『明日のはたらくを創る』仲間を募集中です!! /／ 919.jp
