はじめまして！プランナーのむっしゅです。
皆さんは夏季休暇、どう過ごしましたか？
「コロナウイルスのせいで、せっかくの休暇なのに全然楽しくなかったよ～！」という方も多いのではないでしょうか？
私は最近社会人アメフトの練習に参加しているのですが、ソーシャルディスタンスを保つために醍醐味であるコンタクトが制限され、もどかしさを感じています…
さて、ほとんどの人が馴染みがないであろう、このアメフトという競技は
「準備のスポーツ」といわれるほど事前の準備が勝利の鍵を握っています。
この「十分な準備がベストな結果につながる」という考えは、仕事でも通じるものだと思います。
ということで、本記事では社内業務システム改善のため、業務ヒアリングを行った際に実施してよかった事前準備を3つ紹介します！
業務フロー図を作成する
まず、ヒアリング対象の業務について、マニュアル等の資料を収集します。
そして、下記を実施しながら業務フロー図を作成します。
- 業務全体の目的を把握する
- 適度な粒度で業務を分割する
- 分割した各業務のインプットとアウトプットを把握する
例として"みんな大好き"バナナスムージーを作るときの業務フロー図を作ってみました！
業務フロー図作成には次のようなメリットがあります。
- 業務の流れが可視化され、改善のアイデアや仮説が生まれやすくなる。
（例：「ミキサーを大きいものに変えればバナナを切らずに済むのでは…？」） - インプット・アウトプットを明確にすることで本来必要ない無駄な作業を発見できる
- ヒアリング時に用いることで、同じ土台で議論しやすくなる。
（"ココの業務が～"とか指示語で言いやすい）
いいことずくめですね！！
ちなみに私は下記の本を参考に作成しました。
ビジネスプロセスの教科書―アイデアを「実行力」に転換する方法
作成後は図を眺めながら「ここの作業めっちゃ時間かかるんじゃない？」とか
「なんでこの作業をやる必要があるの？」など気づきや疑問点をメモしておきます。
自分の認識を相手に知ってもらう
先述の業務フロー図をヒアリング相手と事前共有することで、自分の業務に対する認識を正確に伝えることができます。
「実はこの業務では別のツールを使っていて…」とか「この作業は今はもうやってないです！」など、認識のズレを指摘してもらいやすくなるので誤った業務理解を防ぐことができます。
また、共通認識がある程度高い状態からヒアリングを始められるため、限られた時間でより有意義なヒアリングを行うことができます。
日頃から良い関係性を築く
相手にプラスの印象があればあるほど協力したくなるのが人間です。
これは直前に一朝一夕で築けるものではないので、普段から気持ちの良いコミュニケーションや迅速なレスポンス等を意識することが重要だと思います。
（私は問い合わせがあった際は、即レス＋いつまでに対応可能かその場で示すように気をつけています！）
…が、弊社でお会いする皆さんは初対面からとても協力的なのでとても助かってます笑
おわりに
今回業務ヒアリングに必要な事前準備を3つ紹介しました。
3つとも当たり前のことではありますが、これらの準備を十分にやってからヒアリングに臨むことで、この後に控える改善策の提案や要件定義をスムーズに実行できるかな～と思います。
今後も在宅勤務が続きそうな情勢ではありますが、現場とのコミュニケーションを
より"密に"とって事業の成長を支えるシステムの開発に貢献していきます！
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