こんにちは。クイックSREチームのみっちーです。
最近はプロジェクトマネジメントの観点から、案件に携わることが増えました。
そんな中、携わっていた案件の振り返りで、メンバーからこんな話がありました。
「未経験業務を成功させるのは非常に難しい」「見えないリスクには気付けない」
その言葉を聞いて「その通りだな」と共感しました。
ただ振り返ると、同様の失敗をしたケースも多かったのですが、
失敗 ⇨手応え につなげることができたケースもあったことを思い出しました。
ではなぜ失敗から手応えにつなげることができたのか。
この部分はもしかしたら誰かの役に立つ情報かもしれない…そう思ってまとめてみることにしました。
結論：「逆算思考」＋「他人の視点も活用する」
結論から言うと、以下の2つに集約されるのではないかというのが私の考えです。
- 目的を起点として「逆算思考で進める」
- 認識ミス・考慮漏れを無くすために「他人の視点も活用する」
１．目的を起点として「逆算思考で進める」
私の知る限り、物事を考えるときには、大きく2つの考え方があると思っています。
それが「積み上げ思考」と「逆算思考」です。
積み上げ思考は、今をスタート地点として、ゴールに向かって必要な要素を1つずつ。まるで積み木のように積み上げていく考え方です。
一方で逆算思考は、ゴールから今（スタート地点）に向かって、必要な要素を1つずつ遡るような考え方です。
これら2つの思考法の内で、私が業務をする上で意識しているのは「逆算思考」です。
業務では基本的にゴールや期間が決まっていることが多く、かつそれらを達成することが前提として求められるからです。
この点は、納期や目標設定などを思い浮かべて頂くとわかりやすいのではないでしょうか。
逆算思考の具体的な要素とは
逆算思考は、ゴールから今（スタート地点）に遡る考え方だとお伝えしました。
よって、ゴールを最初に明確化することが重要です。
また併せて、関係者間で認識を揃えることも重要となります。
以下は、私が普段行っているプロセスです。
▼ 目的・背景を知る
きっかけはなにか。実施のタイミングはいつがベストか。
どのような課題を解決したいのか。実現できた先の未来はどんな状態か。
そういった情報を知ることで、「本当に解決したかったことは何か」を見ていきます。
▼ スタートとゴールを明確化する
目的・背景から、その業務案件のスタートとゴールをそれぞれ考えていきます。
あるいは、すでに明確化されているケースもあるかもしれません。
スタートとゴールを5W1Hで表現し、関係者間で認識を合わせます。
▼ 要件定義・スケジュール・マイルストーンの設定
これも先のゴール設定と同じく、関係者間で認識を合わせます。
あいまいな表現や、横文字だらけの表現など、受け取る側の経験次第で解釈が変わってしまうような表現は、避ける工夫が必要です。
またスケジュールを立てる際には、大きくは以下に注意すると良いでしょう。
- 最初にマイルストーン（重要な中間目標地点）の設定をする。
- 設定したマイルストーンに沿って、必要な業務の洗い出しと、所要時間の見積もりをする。
- クリティカルパスの設定をする（優先度を考慮して、業務進行順序を決める）
- 担当者の割り当てをする。
▼ スケジュールに沿って進行する
ここでも認識ズレには注意しましょう。
- 良いものを作りたい気持ちが先行して過剰品質になってしまった。
- （クリスマス商戦用の業務だったなどで）納期延長ができないケースなのに、ペース配分を誤って納期オーバーしてしまった。 etc
目の前のことに集中しすぎると、ついつい当初の目的からズレてしまうことはあると思います。
２．認識ミス・考慮漏れを無くすために「他人の視点も活用する」
前提として、複数人で業務を進める上では、以下のような要素が発生してしまうケースが多いのではないでしょうか。
- 割当て漏れ
- 認識ミス
- お見合いエラー etc
これらが発生することで案件の成功確率は大きく低下します。
ですから、これらの要素にいかにして早く気付き、取り除けるかが案件成功の秘訣だと私は考えています。
失敗要素を取り除く方法とは
ここでは私が行っているいくつかの方法を記載します。
いずれも、『複数人の目線で意見を出せるような状態』を作るものです。
▼ 全体の業務進捗を一覧化 ⇨チーム全体へ公開する
- 5W1Hで記載する。
- それぞれの業務進捗はどの程度か。
案件を成功させるために必要な業務について5W1Hで状況がわからないと、ゴールに近づいているのかわかりません。
まずは状況を一覧化してチーム全員が見える状態にします。
▼ ある程度チーム毎の役割りを定義する
- チームAは、チームBと作業の日程調整を行う。
- チームBは、チームAと一緒にドキュメントを作成する。 etc
こうすることで、お互いに定義されていない業務が生まれたとき、疑問を感じる可能性が増加します。
またここで感じた疑問をそのままにしない仕組みも必要です。
▼ 定期的に進捗共有ミーティングをする
- 毎日10分、朝 / 夕礼 を行い、自身やチームの進捗を共有する。
- なにか困っていること、疑問、質問があれば確認する。
ここでも重要になってくるのが、関係者間の認識のズレをなくすことです。
わかりやすい表現を使いましょう。
もし理解できないことがあれば曖昧にせず、その場で聞いてしまうのも有効打だと思います。
またあわせて発言しやすい雰囲気づくりも重要になってきます。
ここは雑談やゲームなどのコミュニケーションを通じて、日頃から「気軽に意見が言える」状態を作っておくと良いでしょう。
▼ 要注意ポイントを定期的に観察する
- 数日間に渡り、業務進捗が出ていないものがある。
- ミーティングなどで説明した内容とは、異なる見解を述べているメンバーがいる。
- お見合いエラーになりそうな箇所があっても、ミーティングの議題として出ていない。
- 違和感や疑問質問がチーム内の会話やミーティングで出てこない。
- 進捗を担当者に聞いても、明確な回答が得られない。
こういったポイントがあれば要注意です。
チーム内でコミュニケーションがスムーズに取れていない（取れない状況）可能性があるので、問題が大きくなる前に早めに取り除くように動きましょう。
放っておくと最後まで誰もやらずに終わるといった業務が起きてしまうかもしれません。
まとめ
- 目的を起点として「逆算思考で進める」
- 認識ミス・考慮漏れを無くすために「他人の視点も活用する」
あくまで自分の経験ではありますが、
こういった行動が取れるようになったことで、以前と比べて初チャレンジ案件でも成功確率が大きく上がったように感じています。
また過去に1度チャレンジしたことがある業務の精度を高める点でも、応用できると思います。
最後までお読みいただきありがとうございます！
今回は「初チャレンジ業務の成功確率を上げる思考法」についてお話しました。
みなさまの日々の業務進行の際に、少しでも参考になれば嬉しいです。
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