初投稿です。
ヘルプデスク担当の "福" です。CUI大好きです。
私からはサーバー構築・運用ネタやクイックで絶賛活用中のG Suiteに関する
お便利機能を発信していきたいと思います。
このブログを訪れた悩める皆さまのお役に立てれば幸いです。
今回はG Suiteのコア機能のひとつ「Google Drive」に関する小ネタをご紹介します。 (CUI大好きとか言っといて・・・！)
その共有データ、もっと簡単にダウンロードしてもらいませんか？
Google Driveは共有設定を行うことで他者とデータを共有できます。
とても便利で私もよく利用するのですが一つ難点がありました。
それは「ダウンロードしてほしいだけなのにGoogle Driveで開いてしまう」
という仕様です。
こんな感じですね。
手間ですしUIもわかりにくい。「プレビューできません」の文字も不穏です。。
更にGoogle Driveを詳しくない相手だと
上図の操作説明まで必要になり、お互いにとってストレスです。
「いやいや、Gmail同士なら本文にURLを貼りさえしたら、
自動でDriveアイコンが出るからダウンロードは簡単だよ」
というお声も聞こえてきそうですがここは心を鬼にして申し上げます。
それは送り手のエゴです。
悲しいかなアイコンの表示位置は添付ファイルと同じくメールの末尾。
これでは本文の内容とリンクさせにくく、
相手に何度も読み返させてしまったり、最悪読まれずに後回しされる恐れがあります。
こんな感じですね。文章量も多いし目移りするし・・・これでは読んでもらえません。
ならばワンクリックダウンロードしてもらおう！
そこで皆さんに是非ご紹介したいのが、
Google Driveで共有したデータのURLをワンクリックでダウンロードできる形式に
変換する方法です。
と言ってもやり方は至って簡単です。
共有するURLにちょっと細工をしてあげるだけです。
例として、あるCSVファイルのURLが以下であった場合、
https://drive.google.com/file/d/aaabbbcccdddeeefffggg/
共有設定を行ったあとに以下のように編集したらOKです。
https://drive.google.com/uc?export=download&id=aaabbbcccdddeeefffggg/
少々わかりにくいのですが /file/d/ の箇所を /uc?export=download&id= に
変更するだけなんです。
細工が済んだらこのURLを共有したい相手に送りましょう。
URLをクリックするだけで簡単ダウンロードできるので相手の手間も減らせますね。
メールで送る場合はhtmlメールで本文中にリンクを挿入してあげると、
非常によみやすくなります！開封率もグンと上がりますよ！
こんな感じですね。説明も簡略化できるので全体的にスッキリしました。
なお、URLの変換は規則性があるので実際に運用する場合は、
スプレッドシートで変換用の関数を組むことをオススメします。
番外編：Googleドキュメントなどもできるんだよ
ここからは少し特殊なケースのご説明です。
先ほどのワンクリックダウンロードはGoogleドキュメント・スプレッドシート・
スライドでも可能なのです。
こちらの細工方法はURLのIDの後ろに export?format=”拡張子” を追加します。
拡張子は以下が指定可能であることを確認しています。
- .docx (MS Word)
- .xlsx (MS Excel)
- .pptx (MS PowerPoint)
- .pdf (PDFファイル)
例として、あるスプレッドシートのURLが以下であった場合、
https://docs.google.com/spreadsheets/d/aaabbbcccdddeeefffggg/
共有設定を行ったあとに以下のように編集したら、
Excelファイルとしてダウンロードしてもらえます。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/aaabbbcccdddeeefffggg/export?format=xlsx
面白いことに拡張子をpdfにするとPDF変換までしてくれるのです！
https://docs.google.com/spreadsheets/d/aaabbbcccdddeeefffggg/export?format=pdf
この方法は、共有者同士がデータの取り扱い方法を十分に理解しており、
効率的にデータ共有したい時に有用なのではないでしょうか。
最後に
実を言うと今回ご紹介した方法を簡単に行えるサイトやアドオンは世に出ています。
ただ、以下の理由から日本での認知度は低いように感じました。
- ほとんどが海外仕様となっていて日本語検索では辿り着きにくい
- 辿り着いてもGoogle謹製のツールでないため利用を躊躇してしまう
また、ワンクリックダウンロードできる機能は備えていても、
そのメリットまで説明しているサイトは見つけることができなかったため、
今回思い切ってこのネタを紹介してみました。
他にも便利な共有方法があるので、次回ご紹介したいと思います！
G Suiteは日々アップデートしており今後の展開に興味が尽きません。
今後も便利な機能や上手な活用方法を見つけたら投稿していきますので、
楽しみにしていてくださいね！
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