WEB事業企画開発室でデザイナーをしている、ぽんあさです。
現在デザイナーチームではナレッジの共有について課題感をもち、解決策について検討しています。 各デザイナーに得意分野がある反面、業務で関わらない知識については各々の努力に委ねられているところがあり、それぞれがなんとなく部分的な弱さを感じているためです。
誰かの得意・知識を共有することで属人化を防ぎ全員のレベルアップを目指せる、さらに途中から参画する者にとってはオンボーディング的な役割も果たせる…
ナレッジの共有ができたら、生産性が爆上がりしそうですよね。
では、どのような形が理想的でしょうか？
会社ごとに手探り
「社内ナレッジの共有」そんなキーワードで検索すると、ナレッジ共有に特化した様々なツールがあることが分かります。 運用に関する成功事例・失敗事例の他に、ナレッジマネージメント職の人材を募集している会社も出てきます。
ナレッジの共有は価値あることと認識しながら、その手立てや仕組みを定着させることにはハードルがあり、さらには会社ごとに役立つ情報が異なるため最適な形に答えはなく各社が模索しているようです。
私が以前勤めていた会社では、NotePMを使っていました。
それまでナレッジ共有という概念すら無かった中で、ブログ感覚で誰でも気軽に投稿できる点はメリットでした。
誰かの発見や疑問・学んだことを書いているだけでも、同じ事が気になっている誰かの為になります。 私はこれまで培ってきた印刷に関するノウハウを投稿しました。 印刷入稿が初めてのデザイナーでも、その記事を読むだけで同じクオリティのデータが作成できます。
情報を共有する文化がない状態から、ある状態へ…使いやすさを検討する以前の「情報がある」それだけでも価値のある段階でした。
メンバーが当たり前のようにナレッジをチェックするようになってくると、見やすさ・共有のしやすさなど作業効率への配慮も必要になってきます。
クイックには社内ポータルサイトがあります。
オフィスルールや申請書類など、たまに必要になる情報ってありますよね。
そういったものが綺麗にまとまっているので、分厚い物理ファイルを開かなくても、オンライン上でサッと調べて解決でき非常に助かっています。
ナレッジ共有の形として、充実した情報量・探しやすさ共に理想系だと感じています。
知りたいことは社内ルールだけじゃない
私がクイックに入社して半年が経つ頃、それまで関わらせて頂いていた事業とは全く違う事業へと異動することになりました。 事業どころか広告クリエイティブの制作からサイトデザインへと、デザイン業務の内容も大きく異なりました。
その時に助かったのがマニュアルです。
サイトデザインについてはXDにデザインシステム、文書で必要なことはエクセル、サイトの全体設計についてはDiagramsで視覚的にまとめられていました。
エクセルにはシート毎にツールの使い方やルールが書かれ、他のファイルに情報がある場合はURLをリスト化したシートがあり、特に情報が集約されていました。プロジェクトにジョインした際には、それらを前任者が1つ1つ解説してくれました。
心強い前任者がいなくなってしまっても、それらのファイルを読み返すことで、いざデザインを制作するぞ！という際にも大きな問題を起こさずにやってこられています。 大まかな全体像を最初に把握できたことは大きいです。
ナレッジ共有できてるじゃん？！
ナレッジ共有成功の秘訣の１つ「検索性」
この点がどうにも…。前述した通り色々なファイルがあり、ファイル内でも細分化されて内包されていると、どのファイルに欲しい情報が書かれているのかが分かり辛い。そもそもドライブのどこにあるの？ファイル名は何？と、ファイルの存在を知らない状態では探しようがなかったり…
知りたい内容がレコメンドとして芋づる式に出てきてくれると、ファイルの存在を知らない者にとっては探しやすいですよね。
検索性の高さは、聞く手間・教える手間を省くことにも繋がります。
一枚岩を目指すデザイナーチーム
ナレッジマネージメントには「暗黙知」「形式知」という概念があります。
暗黙知は個人の経験をもとにした言語化が難しい感覚的知識。
形式知は客観的に説明できる知識のことです。
デザイナーというのはアーティストと違い、感覚的というよりは論理的にデザインを行なっているので、この形式知の知識量の差は制作物の質や業務に大きく影響すると私は考えています。ナレッジ共有の恩恵は計り知れません。
クイックのデザインチームはそれぞれが関わっているプロジェクトを中心に動いていることもあり、他のデザイナーが何を作っているのかは意外と知らなかったりします。
それは、「どんなテクニックを使って業務効率をあげているのか？」「こんな問題があって、こうやって解決した！」に気づきにくい状態でもあります。
プロジェクト毎のデザインルール、プラグイン、フォント…
デザイナーたちが日常業務の中で当たり前になっている些細なことこそ、一元化しておくと検索しやすく、新しく入ってくる人達の業務効率化・生産性の向上にも繋がっていくことと思います。
クイックの社内ポータルサイトのようなシステムが理想的なのですが、デザイナーチームだけで運営していくには負担が大きすぎます。
どうするべきか…
デザイナーチームはメンバーの成長・生産性の向上・事業への貢献を考えて、どんどん動き出しています。デザイナー定例ミーティングはその為の場となり、全員が色々な意見を出し合っています。 ナレッジの共有方法等についても、Backlogのwikiを使ってみるか？Googleサイトでやってみるか？そもそもどういう情報が必要か？など試行錯誤しながら、絶賛改善に向けて取り組み中です。
私がプロジェクトに参画した際に助かったマニュアル化された情報。
「検索しにくさ」で困った感はありましたが、半年後、一年後、二年後にはきっと体系化され、初めて関わる方達でも安心してプロジェクトに飛び込める環境ができあがっているはずです。
というわけで、Come join us！
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