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プレゼン資料の作り方と伝え方のコツ

こんにちは!
最近ジェスチャーで会話するのがマイブームになっています。よっすぃです。

今回は、主にパワーポイントでプレゼン資料を作成するときに私が意識していること、他の人から話を聞いて、いいなと思って取り入れている点などをご紹介したいと思います。

①資料を読んだ後の読み手の状態をイメージする

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資料を作り始める前に、まずはその資料を読んでくれる人のことを考えることが大切です。大切な時間を使って自分の作る資料を読んでもらうわけですから、そこには何らかの目的があるはずです。

 その資料を読んだ後、読み手にどうなっていてもらいたいのか

「上司に承認をもらいたい」
「受講者にセミナーの内容を活用してもらいたい」
など、色々あると思いますが、資料を読んだ後の読み手の状態をきちんとイメージできると、この資料の目的・何を言わなければならないかが明確になってきます。

②読み手が現時点で知っていること・知らないことを把握する

会議のときに、「まずはここまでの経緯を説明させてください」と言われて、既に知っている話を延々と聞かされたことのある人もいるのではないでしょうか。

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資料を使って何かを説明するとは、その資料を通して、その人が知っていることと知らないことのギャップを埋める作業になります。

相手がどういう人で、今何をどこまで知っているのかを把握できれば、余分な資料を作成・説明する手間も省けますし、本当に伝えたいことにメッセージを絞り込んで、より読み手に刺さる資料をつくれます。

③サマリーを書いてみる

サマリーとは資料全体の内容を一枚のスライドにまとめた要約です。これを書くことの良さは2つあります。

 1. 全体のストーリー(何をどんな順で説明するか)が分かる
 2. この資料全体を通して伝えたいことが何か分かる

この「分かる」は読み手だけでなく、書き手にも言えることで、サマリーが書けないときは、この資料で何をどういう順番(ストーリー)で伝えたいかがぼんやりしているということになります。

資料を作成していて、「あれ、この資料って何を言うものだっけ?」とわからなくなったときは、サマリーに立ち返ることで今何を説明しようとしているのか確認することもできます。資料に載せないとしても、サマリーを書いておくことはとってもオススメです。

④メッセージは短く絞り込む

資料にはメッセージが必要です。もしメッセージがないと、読み手は同じ情報から様々な解釈を(時にはこちらの意図と違う解釈を)してしまいます。

 メッセージなしのスライドだと... f:id:aimstogeek:20180627110644j:plain  「A事業部の売上低下をどうにかしないと」「B事業部をもっと伸ばしていこう」など
 人によって様々な受け取り方をしてしまう。

 メッセージをつけることで... f:id:aimstogeek:20180627110654j:plain  言いたいことが明確に伝わる。

そして、メッセージは短く絞った方が、より読み手に伝わります。できれば、1つのスライドにメッセージは1つまでが分かりやすいと思います。もし、同じ図や表を用いて複数のメッセージを伝えたいときは、思い切ってスライドを2つに分けた方がよいかもしれません。

 メッセージが多いと... f:id:aimstogeek:20180627154545j:plain  よく読めば言いたいことは分かるが、メッセージが多く論点も違うため
 メッセージが伝わりにくい。

 スライドを分けてメッセージを絞ると... f:id:aimstogeek:20180627155530j:plain f:id:aimstogeek:20180627154736j:plain  メッセージが明確になり伝わりやすい。

書き手が思っている以上に、読み手はスライドから多くの情報を受け取ります。見せ方一つでメッセージの伝わり方も大きく変わるので、なるべくシンプルに伝えたい言葉を絞り込むなど工夫していけるとよいと思います。

⑤読み手の感情に配慮したワーディングをする

これは資料の中のメッセージだけでなく、プレゼンや会議での説明時にも言えることです。 読み手が気持ちよく読んでくれるように、読み手の感情に配慮した言い回し・伝え方をすることは非常に重要です。

例えば、社内で長年運用していた評価制度が機能しなくなったとき、制度変更の必要性を人事部長に提案するとします。ちょっと極端な書き方をしていますが、どちらがより気持ちよく受け入れられる伝え方か、考えてみてください。

パターンA

「今の評価制度はダメです。制度変更が必要です。」

パターンB

「今の評価制度は、これまで社員をモチベートし、会社の発展を支えてきた 素晴らしい制度だと思います。ただ、今は環境が大きく変わっています。 その環境に合わせて会社も変わっていかなくてはならない。 そのためにも、これまでの制度を変更をする必要があります。」

どんなに素晴らしい内容でも、読み手に受け入れる気持ちが起こらなければ資料は読んでもらえません。 大事なのはダメ出しをすることではなく、資料の目的を果たすというところを押さえておくとよいでしょう。

その資料を通して、お互いに気持ちよく前向きな気持ちで、次のステップを踏み出せる状態を作れるとよいなと思います。

まとめ

ここまでを図にまとめると、以下のようになります。 f:id:aimstogeek:20180627153359j:plain

いかがでしたでしょうか?

ここでご紹介したのは手法のようなものではありませんが、こういうことを意識しておくとよいかなと思ったものをご紹介しました。

もちろん状況によっては、メッセージを使わず絵だけで説明するといったこともあります。そのまま取り入れることがよいのではなく、あくまで資料の目的・読み手の状態に合わせた資料づくりをすることが大切かと思います。

みなさまのご参考になっていれば幸いです。



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